artikel

Welke regels gelden er voor referenties?

Instroom

Kan een werkgever referenties over een sollicitant opvragen zonder diens toestemming? En is hij verplicht het resultaat aan hem of haar mee te delen? Dit zijn de regels rond referenties.

Welke regels gelden er voor referenties?

Kortom: welke regels gelden er voor referenties? Om maar met de deur in huis te vallen, in onze privacywetgeving zijn geen regels opgenomen waar werkgevers zich aan moeten houden als zij informatie verstrekken over solliciterende (oud-)collega’s. Die zijn er ook niet voor een selecteur die graag in het arbeidsverleden van een sollicitant wil spitten.

Regels referenties uit de NVP Sollicitatiecode

Wel zijn er richtlijnen voor referenties, die zijn opgenomen in de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). Maar de richtlijn over referenties omvat slechts een paar regels in het hele document:

‘De verkregen openbare informatie zal, indien relevant, met de sollicitant worden besproken, met uitdrukkelijke vermelding van de bron. Indien een referentie wordt opgevraagd bij derden of indien nader onderzoek noodzakelijk is, wordt daartoe aan de sollicitant vooraf om toestemming gevraagd, tenzij deze toestemming op grond van de wet of nadere regelgeving niet vereist is.’ (NVP Sollicitatiecode)

Kortom, echte regels zijn er niet. Maar er zijn wel adviezen voor de selecteur om de voorspellende waarde van dit selectiemiddel te vergroten en om een fantast te ontmaskeren. Want niemand wil natuurlijk geopereerd worden door een chirurg die niet over de vereiste papieren beschikt en onervaren is. Maar ook om een eventuele vervelende werkgeschiedenis te onthullen. Zoals gebeurde in de rechtszaak tussen een werknemer en zijn oud-werkgever die een negatieve referentie over de man afgaf.

Wat is het idee achter referenties?

Sollicitanten verkopen zich en kunnen de feiten anders voorspiegelen dan ze zijn. Zo kunnen ervaringen en prestaties worden aangedikt. Met een referentie is dit veelal te ondervangen. Het referentieonderzoek is dan ook meer een controle- en zeker geen selectiemiddel. Daarvoor zitten er te veel haken en ogen aan. Hieronder zetten we de voor- en nadelen op een rij.

Voordelen van referentieonderzoek:

  • het kost relatief weinig tijd;
  • het is betrekkelijk eenvoudig te doen;
  • er zijn weinig kosten aan verbonden;
  • de methode is voor vrijwel alle functies toepasbaar;
  • nog openstaande vragen kunnen wellicht beantwoord worden;
  • er kan zicht komen op concrete werkresultaten van de sollicitant;
  • bij specialistische functies kunt u het vakmanschap goed toetsen.

Nadelen van referenties:

  • kandidaten geven meestal referenten op die positief gestemd zijn;
  • informatie is meestal positief door overleg tussen sollicitant en referent;
  • verstrekt de referent negatieve informatie, dan kan dat zijn omdat hij de arbeidsrelatie met de sollicitant niet wil beëindigen;
  • de verkregen informatie is vaak vaag en subjectief;
  • de informatie is niet goed vergelijkbaar met andere informatie;
  • schroom bij de selecteur om contact op te nemen met de huidige werkgever;
  • vrees voor een tegenbod van de werkgever;
  • de selecteur heeft het idee voldoende informatie verzameld te hebben.

Aandachtspunten referentieonderzoek

De voordelen zijn vooral praktisch van aard, terwijl de bedenkingen met name betrekking hebben op de validiteit van het instrument en de zorgvuldigheid van de procedure. De nadelen zijn voor een belangrijk deel te ondervangen door een aantal punten in het achterhoofd te houden wanneer u referenties gaat checken. Dit zijn natuurlijk geen regels rondom referenties, noem het liever aandachtspunten:

Aandachtspunt 1: bespreek het in een vroeg stadiumPraktijkopleiding vertrouwingspersoon

Vertel een sollicitant in een vroeg stadium dat de door hem opgegeven referentie worden nagetrokken. Op deze manier komt het minder over als een motie van wantrouwen dan wanneer het aan het einde van de procedure wordt aangekondigd. Nu hij dit weet, zal de sollicitant ook eerlijker over zijn ervaringen vertellen. Deze worden immers later gecheckt.

Aandachtspunt 2: ervaringsgericht referentiegesprek

Voer op een ervaringsgerichte wijze met de referent het gesprek en wel volgen de STARR-methodiek. De letters staan voor Situatie, Taak, Actie, Resultaat en Reflectie.

Beschrijf de ‘nieuwe’ functie, rol en positie van de sollicitant en vraag op een ervaringsgerichte manier aan de referent of hij de sollicitant hiervoor geschikt acht. Zeg dat de uitkomsten niet een-op-een worden doorgespeeld aan bijvoorbeeld de oud-collega. De referent voelt zich dan vrijer om te spreken.

Aandachtspunt 3: informeer de sollicitant over de uitkomsten

Informeer de sollicitant in hoofdlijnen over de uitkomsten van de referentiecheck en bespreek eventuele kritische kanttekeningen van referenten.

Wel of niet referenties checken?

Sollicitanten verkopen zich en kunnen de feiten anders voorspiegelen dan ze zijn. Zo kunnen ervaringen en prestaties worden aangedikt. Met een referentiecheck is dit voor een deel te ondervangen.

Het is dus waardevol om informatie in te winnen bij personen die de persoon echt aan het werk hebben gezien. Een selectiegesprek is relatief kort en veel kandidaten zijn er op uit tijdens het gesprek een goede indruk te maken. Deze indruk is voor een selecteur lang niet altijd makkelijk te verifiëren.

Wat u wilt dat niet geschiedt…

Een referent heeft de sollicitant langdurig en in een natuurlijke omgeving kunnen observeren en heeft zodoende een realistische en accurate kijk op de kwaliteiten, de prestaties en het karakter van de sollicitant. Op basis van de door de referent verstrekte informatie kan het verhaal van de sollicitant gecheckt worden en daarom is een referentie, zeker als de adviezen worden opgevolgd, waardevol.

En de regels voor referenties? Misschien moet het uitgangspunt zijn; ‘wat u wilt dat niet geschiedt doe dat ook een ander niet’. Wat zou u wel en niet willen als er over u referenties worden nagetrokken?

Over de auteurs: Jacco van den Berg is directeur Van den Berg Training & Advies. Loek Wijchers is Honorair Vennoot van de Holland Consulting Group. Van den Berg en Wijchers zijn mede-auteurs van het Handboek werving & selectie.