nieuws

Roosteren: zo verdeelt u de taken

Instroom

Wie doet wat bij het vaststellen van de beste roosters? Een helder overzicht van de taakverdeling.

Roosteren: zo verdeelt u de taken

Het organiseren van het plannings- en roosterproces, zoals het eenduidig toewijzen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, gebeurt in de praktijk nog onvoldoende efficient. Dat betogen
Erik Jan van Dalen en Jan de Leede in hun boek Tactische en Operationele Personeelsplanning. Voor werkgevers valt er winst te behalen in het goed organiseren van het proces van personeelsplanning.

Wie hoort eigenlijk wat te doen?

Medewerkers

Zij werken de diensten die via het rooster zijn ingepland. Vaak kunnen medewerkers hun wensen doorgeven aan de planner of roosteraar die daarmee rekening houdt tijdens de planfase. Tijdens de publicatie- en realisatiefase ruilen medewerkers regelmatig om een beter passend rooster te verkrijgen. Bovendien wensen werknemers steeds vaker inspraak in het werkrooster.

Teamleider

De direct leidinggevende teamleider is verantwoordelijk voor de roosters en geeft akkoord op het rooster dat door de planner is gemaakt. Ook geeft de teamleider een akkoord op ruilverzoeken en zorgt ervoor dat de roosterverstoringen worden opgelost. Na afloop van de realisatiefase controleert en accordeert de teamleider het gerealiseerde rooster. Alle gewerkte uren en opgenomen verlofuren moeten correct zijn geregistreerd en geaccordeerd in verband met de urenregistratie en verloning.

Lees ook: 5 dilemma’s bij personeelsplanning

Planners of roosteraars

Zij hebben een uitvoerende rol in alle fasen van het operationele roosteren. Tijdens de planfase maken zij het rooster op basis van de bezettingseisen. Vervolgens publiceren zij het rooster en zorgen tijdens de publicatie- en realisatiefase dat de roosterwijzigingen worden bij- gehouden.

Managers

Zij zijn verantwoordelijk voor het gehele roosterproces. De manager heeft ten minste als verantwoordelijkheid het vaststellen van de bezettingseisen, een onderdeel van de tactische personeelsplanning. Veel managers delegeren de meeste taken in het roosterproces doorgaans aan de planners en direct leidinggevenden. Soms dragen managers de verantwoordelijkheid voor het accorderen van het afgesloten rooster in de administratiefase, maar meestal berust deze verantwoordelijkheid bij de direct leidinggevende teamleider.

Afdeling HRM en andere stafafdelingen

Soms moeten normen van externe instanties worden meegenomen bij de vaststelling van de bezettingseisen. Dat geldt bijvoorbeeld voor de normen voor werk- en rust- tijden uit de ATW en de cao. Maar soms zijn er ook andere normen waaraan moet worden voldaan, zoals op het gebied van veiligheid. Voorbeelden zijn de minimale aanwezigheid van bedrijfshulpverleners, QHSE-functionarissen in een chemische fabriek of het minimum van twee nachtdienstmedewerkers op een zorgeenheid. Veelal geldt ook P&O als een derde partij die informatie voor het rooster moet aanleveren. Een voorbeeld van dergelijke informatie betreft de dagen waarop medewerkers opleidingen volgen. De medewerkers zijn op opleidingsdagen natuurlijk niet beschikbaar voor het uitvoeren van het werk. Hetzelfde geldt voor de data en tijdstippen voor teamoverleg, OR-vergaderingen, et cetera.

TIP: Meer weten? Bestel het boek Tactische en Operationele Personeelsplanning van Jan De Leede (docent HRM Universiteit Twente) en Erik Jan van Dalen (zelfstandig HRM-projectleider).

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels