nieuws

Lean HR invoeren: 2 tips

Organisatie & Strategie

Lean management is zeer geschikt voor HR-processen. Maar hoe voert u het in? Een voorbeeld in het wervingsproces.

Lean HR invoeren: 2 tips

Als er íémand goed is in het vatten van werkzaamheden in processen, dan is het HR wel. Kijk maar naar uw declaratiesysteem, de verzuim- en verlofregistratie en de beoordelingscyclus. Maar als het gaat om efficiëntie, dan hebben veel HR-afdelingen nog wel wat slagen te maken. Veel HR-afdelingen hebben een ‘proces om het proces’, stelt Frans-Jan Boekholt, managing partner van HR-adviesbureau BBKwadraat. ‘Veel toegevoegde waarde gaat verloren gaat door inefficiënte processen. Dat is geen kwade wil, maar HR is vaak niet gewend om door een efficiënte bril te kijken.’ Lean HR kan daar een goede oplossing voor zijn.

Winst van Lean HR

En daar valt winst te behalen voor HR. Een manier om werkprocessen efficiënter te maken is lean management. In managementland op veel plaatsen al jaren aan de orde van de dag, bij HR wel bekend, maar nog niet wijdverspreid. Een belangrijk kenmerk van lean is om ‘verspillingen’ in het proces weg te halen: zaken of handelingen die tijd en geld kunnen besparen. Haal je die weg, dan kan HR meer toegevoegde waarde leveren. ‘Bovendien kan HR ook een rol spelen bij het leanen van processen op andere afdelingen en het creëren van een cultuur van continu willen verbeteren’, stelt Boekholt.
Maar even praktisch: hoe maak je HR-processen lean? Om een voorbeeld te geven zetten we samen met Boekholt de grootste verspillingen in het recruitmentproces op een rij. Door vooraf langer stil te staan waar er hobbels kunnen ontstaan, kunt u voorkomen dat klanten of collega’s zich gaan ergeren of, in het ergste geval: dat de beste kandidaat u simpelweg door de vingers glipt. Zo werkt Lean HR:

Lean HR 1: Het profiel is te vaag
Criteria die te vaag zijn geformuleerd, kunnen problemen oproepen. Het kan leiden tot discussie met de klant en verschillende interpretaties achteraf, of een overload aan kandidaten. Dat is simpel te voorkomen: vraag kritisch door bij de klant wat de eis precies is. Boekholt: ‘Als er HBO+ wordt gevraagd, is de eis dan minimaal een HBO-opleiding of zoekt de klant een WO-kandidaat? Dat kan je zo weer het doorspitten van veertig cv’s besparen.’

Lees ook: Agile werken: ook ING is om
Lees ook: Zo krijgt u een agile cultuur

Lean HR 2: Te lange doorlooptijd
Vast dezelfde ervaring wel eens gehad: een vacature die wekenlang openstond, leverde talloze extra sollicitaties op. Ongetwijfeld dat dat u meerdere geschikte kandidaten oplevert, maar gaat u ze echt allemaal doornemen? Kortom: die overproductie kost u een hoop extra tijd, en de kans dat de goede kandidaat een baan vindt bij een ander, loopt met de dag op. Geen zin in? Trek de vacature dan op tijd in, of: organiseer een ‘hiring day’. Een mooi voorbeeld van IT-bedrijf Netapp: de organisatie had binnen een half jaar 70 IT’ers nodig. Via een digitale en telefonische ‘screening’ werd een beperkt aantal kandidaten uitgenodigd voor de ‘hiring day’. Meerdere kandidaten (voor allerlei functies) kwamen van over de hele wereld naar Netapp en kregen aan het eind van de sollicitatiedag te horen of ze een aanbod kregen. Dat werkt efficiënt.

TIP: Lees alle verspillingen en tips in het volledige artikel over Lean HR op Over Strategische Personeelsplanning. 

 

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels