nieuws

Zo leidt HR digitalisering in goede banen

Organisatie & Strategie

Niet alle medewerkers zitten te wachten op processen die gedigitaliseerd worden. Hoe krijg u hen mee? Drie stappen voor verandering.

Zo leidt HR digitalisering in goede banen

Digitaliseren is een werkwoord. De grootste misvatting in organisaties is om digitalisering te zien als een eindstaat – en daarmee de toestand van digitalisering te zien als een binaire verandering. Digitalisering is en blijft een proces. Het kan dus nooit een eindstaat zijn en is ook niet zo bedoeld. Computers zullen mensen in de organisatie immers nooit compleet vervangen.

Het is interessant om te kijken naar de mate van kennis die nodig is om medewerkers te overtuigen dat ze digitalisering aan kunnen. En naar de wijze waarop digitale processen laagdrempeliger gemaakt kunnen worden, zodat zelfs de grootste angsthaas toch een fractie van digitalisering wil begrijpen.

Drie essentiële stappen naar digitalisering

Volgens Mike Myatt (2012), de auteur van How to lead change: 3 simple steps, zijn er drie essentiële stappen om een verandering aan te gaan, zodat je alle medewerkers mee krijgt. De eerste is het identificeren van de behoefte van verandering. Dit houdt in dat er gekeken wordt naar de huidige klanten, de potentiële klanten en de organisatiecultuur. Een mogelijke vraag hierbij is: welke nieuwe processen kunnen geïmplementeerd worden, zodat alle belanghebbenden erop vooruitgaan?

Een zeer belangrijk, maar vaak over het hoofd gezien aspect in deze stap is de menselijke emotie. Meer aandacht voor emoties van medewerkers maakt verandertrajecten zoals digitalisering van processen makkelijker en succesvoller. Hoe u dat toepast als verandermanager, leest u in het artikel Dit is het grootste taboe in verandertrajecten.

Zoek naar het effect op de medewerker

De tweede stap is het leiden van de verandering. In deze fase moet er gekeken worden naar wat voor effecten de verandering heeft op medewerkers. Stellen zij zich op als de neutral bystander, de victim of change, de critic, of misschien als de ondersteunende advocate. Door deze tweede stap kan je zien of de verandering ondersteund zal worden wat er gedaan moet worden om iedereen bij de verandering te betrekken.

Maak de verandering duurzaam

De derde stap is het beheren van de verandering. Hierbij moet gekeken worden naar vier elementen die ervoor zorgen dat de verandering op de lange termijn duurzaam is. Dit zijn: afstemming van het nieuwe proces met je algehele visie, verantwoordelijkheid geven aan de medewerkers, hen aansprakelijk maken én medewerkers autoriteit geven bij het uitoefenen van het nieuwe proces.

Waar moet HR op letten?

Door te digitaliseren conform de methode van Myatt kan HR de volgende stappen uitvoeren die de digitalisering ondersteunen. De aandachtspunten per stap:

1. Zorg dat duidelijk is wat voor je organisatie de toegevoegde waarde is van digitalisering.
Kijk kritisch naar welke gedateerde processen een upgrade nodig hebben. Verzamel informatie voor de volgende stappen om de kans op een mismatch tussen de competentie van het personeel en de digitale processen zo klein mogelijk te maken.

2. Introduceer de nieuwe processen.
Het is in deze stap vooral belangrijk dat er gekeken wordt hoe de medewerkers reageren, wie de verandering ondersteunt en wie tegenwerkt. Probeer te begrijpen wat je kan doen om de victims te laten inzien dat de digitale aanpassing voor een ieder wat brengt en de effectiviteit zal verhogen.

3. Train alle medewerkers als laatste stap en leer hen de nodige digitale vaardigheden aan.
Zorg dat dit in een veilige omgeving kan, zodat er fouten gemaakt mogen worden. Nadat medewerkers hebben laten zien dat ze om kunnen gaan met de nieuwe technologie, mogen ze de nieuwe processen toepassen. Op dat moment is de verandering geïmplementeerd en hebben medewerkers dus de autoriteit en verantwoordelijkheid over de nieuwe manier van werken.

TIP: Lees het volledige artikel van auteurs Inca van Uuden en Yorrick MentinK in PW De Gids 7/8. Bestel hier een gratis proefnummer.

Reageer op dit artikel

Gerelateerde tags

Lees voordat u gaat reageren de spelregels