nieuws

Zo kan HR geld besparen met Excel

Persoonlijke ontwikkeling

Wil HR zijn werk goed doen, dan is kennis van Excel onmisbaar. Neem alleen al HR-analytics. Maar de meeste HRM’ers hebben weinig kaas gegeten van Excel.

Zo kan HR geld besparen met Excel

Dit zegt Henk Vlootman die al jaren Excel-trainingen geeft aan HRM’ers. Dat de HR-manager te weinig kennis van Excel heeft, noemt hij een gemiste kans. “Niet alleen zijn ze er onnodig veel tijd aan kwijt, ook ontbreekt het inzicht hoe je het strategisch kunt inzetten.” Wie volgens hem de valkuilen van Excel kent, kan zijn organisatie miljoenen besparen. Vijf vragen over het Windows-rekenprogramma.

1 Excel, daar kan toch iedereen al mee werken?

“Ja, maar je hebt werken en wérken. Meestal is het zo dat mensen werken voor Excel, in plaats van andersom. Het gaat er juist om dat je als gebruiker zelf zo min mogelijk doet. Vaak weet de HR-manager wel wat voor overzichten hij wil hebben, maar hoe hij dat op kan lossen? Die kennis ontbreekt.”

2 Wat doen de HR-professionals volgens u dan niet goed?

“Ze zijn zich er vaak niet van bewust hoeveel tijd het kost iets in het systeem te zetten. Of ze werken met oude overzichten die al lang niet efficiënt meer zijn. Dat zijn verborgen kosten voor een organisatie. Alleen daarom al moet een HR-manager meer van Excel weten. Zodat hij of zij weet wat de mogelijkheden zijn om tijd en kosten te besparen in het bedrijf. De kracht van Excel is kortweg dat je kunt modelleren wat je wilt weten. Maar dan moet je bepaalde principes en methodieken kennen. Bijvoorbeeld hoe Excel omgaat met een datum. Hoeveel (werk)dagen voer je in en klopt het? Als je de valkuilen niet kent, dan kan dat je organisatie miljoenen kosten.”

Tip: lees ook het artikel HR-adviezen ondersteunen met data-analyse

3 Kunt u actuele voorbeelden noemen waar Excel heel handig voor is?

“Ik denk dan bijvoorbeeld aan de aanzegtermijnen. Als die niet goed in de systemen staan, kan dat een bedrijf flink geld gaan kosten. Of denk aan het berekenen van de transitievergoeding. In Excel kun je per afdeling of per persoon alvast structureren wat de toekomstige waarde is van werknemers. Hoeveel geld gaat het de organisatie kosten bij een reorganisatie bijvoorbeeld? Dat zijn bepaalde basisprincipes van Excel die een HR-manager wel moet beheersen. Het mooie is dat de deelnemers van de cursus die ik geef, met concrete modellen naar huis gaan.”

4 Maar dit soort informatie kan toch ook gewoon in HR-software gezet worden?

“Dat hoor ik regelmatig. Maar HR-pakketten zijn vaak een keurslijf. Je moet werken volgens de regels van het pakket. Maar in Excel maak je je eigen spelregels en maak je gebruik van de data zoals jij dat wilt. Je kunt de gegevens uit het ene systeem samenkneden tot wat jij wilt zien. En tot wat jij als HR-manager wilt laten zien aan het management. Tot 2012 waren de mogelijkheden om bulkdata in Excel in te laden beperkt. Maar er kan nu zoveel meer, dankzij vier powertools van Excel. De meeste mensen die werken met Excel, kennen die nog niet. Ik noem dat altijd de verborgen mogelijkheden.”

5 Het klinkt wel erg uitvoerend. Is een Excel-cursus ook iets voor de strategische HR-rol?

“Juist! Als je weet hoe je met Excel tijd kunt beparen blijft er tijd over voor de strategische rol. En met goede Excel-kennis weet je hoe je de juiste informatie aan de organisatie kan laten zien. Je leert omgaan met data én je leert de valkuilen kennen. Kennis van Excel versterkt de rol van HR als businesspartner.”

Meer weten? Meld u aan voor de workshop ‘Excel voor HR’ op 15 november in  Utrecht.

 

 

Reageer op dit artikel
Lees voordat u gaat reageren de spelregels